Кто обязан перейти на ведение электронных коммерческих и бухгалтерских книг?

Министерство торговли и Министерство казначейства и финансов ввели новое регулирование, обязывающее определённые компании вести свои коммерческие книги в электронном формате:

• Компании, зарегистрированные в торговом реестре с января 2026 года

• Банки, финансовый лизинг, факторинг, компании потребительского кредитования и карточного обслуживания

• Страховые компании, холдинговые компании, созданные в форме акционерных обществ, валютные обменные пункты и компании, занимающиеся общественным складированием

• Независимые аудиторские и надзорные компании, компании, имеющие лицензии на хранение сельскохозяйственной продукции, и товарные биржи

• Управляющие компании технопарков, учредители и операторы свободных экономических зон

• Компании, подпадающие под действие Закона о рынке ценных бумаг

Компании, подпадающие под это регулирование, обязаны вести реестры акций, книги решений совета директоров, книги решений управляющих и протоколы общих собраний в электронном формате.

Процесс перехода и детали внедрения

Что такое электронная книга учёта и зачем она нужна?Электронная книга учёта — это система, позволяющая безопасно хранить коммерческие записи в цифровом формате. Она предотвращает потерю данных, упрощает процесс аудита и сокращает использование бумаги, способствуя устойчивому развитию.

Как компаниям перейти на электронные книги учёта?Электронная система учёта будет управляться через Систему электронных книг, разработанную Министерством торговли. Компании получат доступ к системе через уполномоченных сотрудников и смогут безопасно вести свои коммерческие записи.

• Новые компании будут автоматически зарегистрированы в системе после завершения процесса регистрации в торговом реестре.

• Компании, которые в настоящее время ведут книги учёта на бумажных носителях и хотят перейти на электронные, должны обратиться к нотариусу с резолюцией, указанной в Приложении-1 к Коммюнике. Нотариус закроет физическую книгу учёта, оформит переход и активирует электронный учёт.

  
  

Можно ли вернуться к бумажным книгам после перехода?Нет, компании, перешедшие на электронный учёт, не смогут вернуться к бумажному формату. Поэтому процесс перехода должен быть тщательно спланирован.

Как будут храниться и проверяться электронные книги?Электронные книги будут защищены цифровой подписью или финансовой печатью и храниться для целей аудита с обеспечением доступа к ним по запросу регулирующих органов.

Процесс соответствия требованиям и штрафы

На что компаниям следует обратить внимание в процессе соответствия?

• Компаниям необходимо заранее подготовить свою ИТ-инфраструктуру.

• Должны быть назначены ответственные лица для обеспечения правильного функционирования системы.

• Электронные книги должны безопасно храниться и быть доступны для проверок.

  
  

Какие штрафы предусмотрены для несоблюдающих компаний?Компании, не перешедшие на электронные книги или не соблюдающие новые требования, будут подвергаться административным штрафам в соответствии с Налоговым процессуальным кодексом и соответствующими нормативными актами.

Заключение и рекомендации

Новое коммюнике предписывает, что определённые отрасли обязаны вести коммерческие книги в электронном формате. Компании, подпадающие под данное требование, должны завершить переход к 1 июля 2025 года. Руководство компании и соответствующие отделы должны тщательно контролировать процесс, чтобы обеспечить полное соответствие законодательным требованиям.